Neue zentrale Informationsplattform

Die Eppendorf Gruppe ist ein führendes Unternehmen der Life Sciences und entwickelt und vertreibt Geräte, Verbrauchsartikel und Services für Liquid Handling, Sample Handling und Cell Handling zum Einsatz in Laboren weltweit.

Dem weltweit agierenden Unternehmen fehlte ein zentraler Zugriff auf alle vorhandenen Informationen, Daten und Wissenspotenziale, die auf verschiedene firmeninterne Systeme und unterschiedliche Orte verteilt waren.

Ziel des Projektes war die Vernetzung der internationalen Präsenzen über eine zentrale Plattform. Gewünscht war, dass künftig alle Informationen zusammenfließen und auffindbar sind. In der Zukunft wird für die jeweiligen Märkte und Niederlassungen eine lokalisierte Volltextsuche in der jeweiligen Landessprache möglich sein, um die vorhandenen Daten zielgerichtet finden zu können. Lokalisierte News sollten erstellt und zeitgesteuert publiziert bzw. depubliziert werden können.

Dieser neue künftige Intranet-Auftritt ist übersichtlich, intuitiv benutzbar und einladend, um schnell von den 5.500 Mitarbeitern genutzt und angenommen zu werden. Als Content-Management-System (CMS) war FirstSpirit gesetzt. Weitere Herausforderung: Für das Konzept, die Architektur und die Umsetzung war ein Zeitplan von elf Wochen vorgegeben.

Bei der Realisierung des Projektes ging es nicht nur um die Erstellung der Datenplattform, sondern auch um die beste Lösung aus Sicht des Nutzers, damit die gewünschten Inhalte bequem und schnell zu finden sind und die Abfrage dabei zu qualitativ hochwertigen Suchergebnissen führt.
Nur dann ist gewährleistet, dass das neue Tool angenommen wird, schnell Einlass in den Workflow der einzelnen Mitarbeiter findet und die Potenziale der verbesserten Informationsbeschaffung zu konkreten Ergebnissen führt. Ein wichtiger Baustein dabei ist die von Monday Consulting entwickelte übergreifende Volltextsuche für FirstSpirit, mit der auch Inhalte in anderen Formaten, wie z. B. PDF, gefunden werden.

Technisch hat Monday Consulting hier die komplette Infrastruktur auf Containern aufgebaut, die verschiedene Microservices zusammenfassen und verwalten. Damit ist es möglich, eine dichte und dynamische Umgebung zu verwalten, mit hohen Kontroll- und Sicherheitsstandards.

Mit dem Intranet-Auftritt können jetzt weltweit nahezu alle Mitarbeiter in den Standorten auf das gemeinsame Wissen zugreifen. Das Motto lautet: Finden statt Suchen – egal ob nach Kontakten, News, Inhalten oder Downloads. Der Intranet-Auftritt ist responsiv über alle Devices hinweg nutzbar. Neben der globalen Suche mit lokalen Filtermöglichkeiten, ergänzen Quick-Links das Angebot mit oft genutzten Services, den direkten Zugriffen auf Fachanwendungen sowie die Übersicht aktueller Inhalte zum Unternehmen.

Für das Intranet-Projekt war Monday Consulting sowohl Implementierungspartner als auch Berater. Mit einem agilen Projektteam konnte in weniger als drei Monaten die aktuelle Version von FirstSpirit aufgebaut sowie das Design abgestimmt und umgesetzt werden. Damit steht der Eppendorf Gruppe in Rekordzeit ein weltweit funktionierendes Informationsportal zur Verfügung. Zudem wurde die Basis für zukünftige Erweiterungen um weitere Servicemodule geschaffen.

Das neue Release verleiht dem Intranet einen Feinschliff in puncto „Personalisierung“. Dadurch können die Informationen im Intranet ab sofort personalisiert und somit gezielt ausgespielt werden, um die interne Akzeptanz zu erhöhen und die relevante Reichweite der Inhalte zu verbessern. Zusätzlich kann durch personalisierte Inhalte auch Content ausgespielt werden, der aus regulatorischen Gründen nur einer bestimmten Personengruppe zugängig gemacht werden darf.

Als Basis für die Individualisierung werden bereits vorhandene Daten aus der eingesetzten Personalsoftware „Workday“ und dem Benutzerverzeichnis der Eppendorf Gruppe zusammengeführt. Gefiltert wird zum Beispiel nach dem Standort oder der Gesellschaft des angemeldeten Eppendorf Mitarbeitenden. Neue und bestehende Berechtigungen werden von der Redaktion im FirstSpirit ContentCreator direkt am Inhalt über die Meta-Daten gepflegt. Die Redakteure können alle Nutzerberechtigungen mithilfe der Multi-Perspectiv-Preview (MPP) simulieren, um sicherzugehen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die für sie relevanten Inhalte sehen - standortspezifisch und fachbezogen. Geschützte Bilder, die aufgrund des Layouts nicht vollständig ausgeblendet werden können, werden nun durch das Open-Source-Tool „ImageMagick“ automatisch unkenntlich gemacht. Somit bleibt die Seitenstruktur erhalten und der Lesefluss wird nicht gestört.

Das überarbeitete Intranet der Eppendorf Gruppe bietet allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit eine informative Plattform, die maßgeblich zur internen Kommunikation beiträgt. Durch die personalisierten Inhalte wird das Intranet noch relevanter und kann von allen Standorten strategisch eingesetzt werden.